Esto sucede cuando se trae la información desde un archivo plano, desde el Activo de Escritorio o se ha subido información con una plantilla de Excel. y se debe a que en esos documentos usted utilizó una cuenta contable que en el Megactivo no tiene creada.
Para solucionarlo solo debe ir al Plan de Cuentas y crearlas el Sistema asumirá los valores registrados en estas y serán reflejados en los diferentes informes.
Este mensaje sale cuando no se ha validado las cuentas, en ese caso solo debe ingresar en el Plan de cuentas que puede acceder a través del BD ubicado en el panel central del registro de transacciones, ingresar en cuentas equivalentes y presionar clic en el botón Validar;
también debe verificar en Administración y Configuración, Configuración Administrativa, Configuración Empresas, Estructura Contable y Estructura Contable NIIF que tengan los niveles asignados como se muestra en la imagen
Si lo que necesita es corregir el NIT del tercero usted puede ingresar en Administración y Configuración, Configuración Administrativa, Configuración Empresas, en la pestaña Utilidades ingresa en Buscar y Reemplazar Nit, indica el año para corregir todo el movimiento de ese año, en NIT actual escribe el nit errado y en NIT nuevo el correcto, presiona clic en Realizar Proceso y verifica en los documentos tanto contables como administrativos de ese año.
Para agregar el plan de cuentas y comprobantes a una empresa nueva usted puede ingresar en Administración y Configuración, Asistente de Implementación. En Plantillas de Contabilidad usted puede trasladar de una empresa plantilla comercial, de salud, servicios o industrial las tablas básicas como el plan de cuentas y comprobante para evitar la digitacion de toda esta información.
Este acceso le permite a usted elegir la base de datos origen y verificar las tablas que contiene de acuerdo al tipo de empresa solicitado, el año al cual desea ingresar el plan de cuentas. Del panel izquierdo elige la tabla que desea trasladar y con un clic sostenido lo lleva al panel derecho, luego podrá dar clic en el botón realizar proceso y verificar en ese año ha quedado el plan contable.
En este caso solo debe realizar el traslado del plan de cuentas de un año a otro con sus respectivo saldos finales a través del Cierre Contable..
Este cierre tiene la ventaja de no bloquear el trabajo en el año anterior, por lo que si usted necesita realizar ajustes contables pueda hacerlo sin interferir con el trabajo de los compañeros en el año actual.
Esta opción la encuentra en el Plan de cuentas, deberá configurar las cuentas a cerrar, teniendo en cuenta que la cuenta que reciba la información deberá existir en el plan de cuentas y que no sea la misma que va a cerrar y que no esté incluida en el rango a cerrar.
Debe realizar el cierre tanto para normas locales como para NIIF.
El proceso consta de dos pasos, uno que es descargar la información de una base de datos y el otro es subirla a la otra base.
Para descargar la información realice el siguiente procedimiento:
Estando en el año que contiene el plan de cuentas que desea descargar ingrese en el registro de transacciones, utilidades, Descargar Datos / Subir Datos.
El sistema asume por defecto el año y mes en el que se encuentra el computador, las tablas básicas que desea descargar, presione clic en el botón Descargar Datos ubicado en la parte inferior.El sistema le dará la opción de descargar o enviar el documento por correo.
El archivo quedará grabado en la carpeta de descargas o en la que usted tenga configurada para guardar las descargas de la web.
El nombre es asignado por el sistema y no puede ser modificado ya que dañará su contenido y no se podrá restaurar en otras bases de datos.
El nombre del archivo contiene el nombre de la empresa en la web, el usuario con el que se descargó, el año al que pertenece la información y la fecha de descarga, además de una extensión punto activo (.activo) en otra base de datos.
CASPITA_admin2019[2019_03_19_16_30].activo
Para restaurar esta información realice el siguiente procedimiento:
Estando en la base de datos en la que necesita restaurar el plan de cuentas ingrese en el registro de transacciones, utilidades, Descargar Datos / Subir Datos.
Presiona clic en Subir Datos, busca y elige el archivo que contiene la información, presiona clic en subir datos y luego en importar datos, cuando termina de cargar presione clic en la parte superior en el botón insertar datos, selecciona los campos qeu desea importar y clic en mportar y luego en aceptar; cuando programa termine puede ir a revisar el plan de cuentas
Todas las plantillas de Excel tienen unos requisitos y recomendaciones que usted debe seguir, uno de ellos es el comprobante, este debe ser el código que usted tiene configurado en el Megactivo, no es lo mismo 1 que 01.
Este caso se presenta cuando se omiten las recomendaciones dadas en las plantillas, par evitar este caso usted debe acatar las sugerencias y recomendaciones establecidas en las diferentes plantillas.
En la integración contable de los documentos de pago hay una opción que se llama agrupar, solo debe activarlas y grabar, de esta manera solo llevará a contabilidad todas las facturas y una sola cuenta de banco o caja con el valor acumulado.
Para verificar las inconsistencias que puede tener en la información contable usted solo debe ingresar en Utilidades y presionar clic en la opción Diagnóstico.
El Diagnóstico se realiza para todo un año, especialmente para detectar inconsistencias que a simple vista no se puedan observar; este procedimiento recorre toda la información contable e indica si hacen falta niveles superiores o cuentas por crear, si hay nit sin crear o cuentas que requieran tener nit no los tengan asignados; si faltan centros de costos entre otros, se puede correr en cualquier momento y para cualesquier año que se tenga en el aplicativo.
El Megactivo le mostrará inconsistencias como :
Como se observa en la imagen cada una de las inconsistencias trae una cruz para desplegar y verificar en dónde está el error y el procedimiento para corregirlos. Al presionar clic en el botón de la derecha lo lleva al registro de transacciones donde se encuentra la inconsistencia para ser corregida directamente en este.
Si es una cuenta que no existe puede presionar clic en la cuenta, el sistema lo llevará al plan de cuentas para que le indique como se llama y las condiciones de manejo.
Al realizar estas correcciones el sistema irá corrigiendo los saldos de todas las cuentas y terceros involucrados durante el año.
Esto sucede cuando se sube información a través de una plantilla de Excel o con un punto activo y que no se le ha asignado a todas las cuentas del documento que se afecten en ambos sistemas contables.
En este caso solo debe ingresar en Consulta de Movimiento y en el botón de afectación multilibros seleccionar todos los items del documento, indicarle que se requieren en ambas afectaciones y que asigne las cuentas contables a todo el documento, revise de nuevo los informes.
En este caso usted debe verificar las siguientes causales y corregirlas según sea el motivo
1. El concepto asignado al documento no corresponda, ej. A una venta le asignaron un concepto de Cotizaciones; en ese caso solo debe cargar el documento cambiar el concepto y grabar.
2. El tipo de documento asignado en la integración contable no corresponde al documento utilizado, ej. Se le asignó un tipo de factura_servicio_cuentas por cobrar a una factura de venta; en este caso solo debe asignar el tipo de documento correspondiente al documento.
3. En la codificación del concepto faltan cuentas contables por asignar, ej. Se aplicó una retención en la fuente dentro de un recibo de caja y esta cuenta no se parametriza en la codificación contable, en este caso solo debe adicionar la cuenta faltante en la codificación.
4. En las líneas faltan productos por incluir, en este caso solo debe ampliar el rango de productos o crear una nueva línea para este producto.
5. En las líneas hay productos en más de una línea, si este es el caso solo debe cortar el rango dejando los otros productos en un rango diferente.
6. Falta configurar el iva en las tablas de iva, en este caso solo debe ir a las tablas de iva y adicionar las tarifas que en su empresa se manejan tanto para compras como para ventas y sus respectivas devoluciones.
7. Falta configurar la retención en la fuente en las tablas de retención en la fuente, en este caso solo debe adicionar las tarifas en la tabla de retención en la fuente, esto solo para compras ya que en ventas la retención se debe causar en los recibos de caja.
Esto sucede por que en el año actual no se tiene el plan de cuentas, en ese caso solo debes trasladar el plan de cuentas a ese año, sea con el cierre contable o desde las plantillas de contabilidad
Las causales por las que no se realice o se realice mal el cierre contable son las siguientes:
1. Las cuentas que se configuraron como contrapartida no existen en el plan de cuentas; en este caso solo debe crearlas en el plan de cuentas del año a cerrar y realizar nuevamente el proceso de cierre.
2. El movimiento está configurado con doble afectación pero el plan de cuentas NIIF no existe; en este caso solo debe ingresar en el plan de cuentas y en Cuentas Equivalentes realizar el traslado del plan de cuentas a niif y validar las cuentas.
3. La estructura contable no existe o no está de acuerdo con el plan de cuentas que está trabajando; en este caso usted debe ingresar en Administración y Configuración, Configuración Administrativa, Configuración Empresas y en Estructura contable y Estructura Contable NIIF validar o establecer la estructura de acuerdo a las normas Colombianas.
4. El plan de cuentas de NIIF está estructurado pero el movimiento no está afectando ambas normas contables; en este caso solo debe aplicar la doble afectación y asignación de las cuentas NIIF en la consulta de movimiento.
5. No se ha configurado el cierre contable; en este caso solo debe ingresar en el plan de cuentas y en la opción cierre establecer la configuración tanto para las normas locales como para las NIIF.
6. Las cuentas configuradas como contrapartidas es la misma a cerrar o está entre el rango de cuentas a cerrar; en este caso solo debe asignar una cuenta diferente a la cuenta o al rango que va a cerrar.
7. Tiene documento de cierre manual en diciembre; este documento no es necesario puesto que el Megactivo al tener la configuración establecida correctamente cierra cuentas, terceros y centros de costos, en este caso solo debe eliminar este documento y realizar de nuevo el cierre.
Usted debe revisar cuál es la que se aplica a usted y realizar los correctivos necesarios y realizar el cierre contable
En el Megactivo no tiene que deshacer cierres puesto que todos los años están abiertos, si usted requiere irse a un año anterior solo debe elegir el año en Contabilidad o en Plan de cuentas generar sus verificaciones o registros y regresar al año actual.
Para generar el P y G por centros de costos, discriminado o para inventario periódico usted debe ingresar en Estados Financieros, sea a través del Módulo Gerencial o en Contabilidad; elige la opción Centro de Costos, y elige si desea el PyG con saldos acumulados, o mensuales, para un centro de costos específico o si lo desea con el inventario permanente o periódico discriminado o sin discriminar, y le da clic en recalcular.
Si los saldos no coinciden es por una de las siguientes causas:
- Faltan terceros por asignar en los diferentes movimientos: en este caso solo debe correr el Diagnóstico y asignar los terceros a las cuentas que le indica deben tener nits asignados.
- Los saldos iniciales de los terceros no fueron trasladados debido a que cerraron cuentas mediante un documento pero no los terceros: en este caso sólo debe irse al año anterior. eliminar el documento realizado manualmente para el cierre y volver a cerrar el año.
Esto solo se da cuando faltan los logos de la empresa,en este caso solo debe subir el logo reportes ya que es necesario para la generación de los informes en pdf tales como balances de prueba, balances generales, entre otros. Tiene una medida en pixeles de 600 de ancho por 105 de alto, el formato en que se grabe debe ser jpg, el nombre asignado a este archivo debe ir sin caracteres especiales y en minúsculas.
Asignación logos
Configuración tamaño logos
Este mensaje no es ningún error, solo indica que usted no ha generado el reporte elegido.
Siempre que usted elija el informe, debe presionar clic en el botón Generar para que el Megactivo le cargue el informe con los saldos correspondientes al mes, año y norma indicados.
Generar Informes
Los certificados de retención en la fuente para la entrega a los proveedores se generan ingresando en Administración y Configuración, Configuración Administrativa, Configuración Tributaria, y en la pestaña Retención Proveedores indica las cuentas contables relacionadas con la Retención en la Fuente, Retencion Iva y Retención ICA practicadas a los proveedores, elige el certificado que desea enviar y lo puede generar en PDF para el envío a través del correo, o impresión en físico
Certificado Retención Proveedores
El proceso para generar este estado de resultados es el siguiente:
1. Administración y Configuración, Configuración Contable, Configuración Reporte Estado de Resultados, indique la cuenta contable de utilidades o pérdidas utilizadas en su empresa, indique que es una empresa comercial o industrial (según sea el caso) y que manejan el inventario periódico.
2. Ingrese en Módulo Gerencial, Estados Financieros, Centro de Costos, Indique si requiere este estado financiero con saldos mensuales o acumulados y en el botón opciones indique que es inventario periódico ingrese los valores del inventario inicial y final y presione clic en calcular.
NOTA: Si usted observa en la configuración del Estado de Resultados que esta tabla está con los ítems duplicados o con inconsistencias como se muestra en la imagen debe seleccionar que es una empresa de servicios y grabar para que traiga los campos de EERR de este tipo de empresa y luego volver a seleccionar su tipo de empresa y de inventario. En las filas 8, 16 y 20 que son las de sumatoria solo deben haber valores en cuenta inicial no en la final; si tiene alguno de estos campos con esta característica debe borrarlos de la casilla de cuenta final y adicionarlos en cuenta inicial
Configuración Estado de Resultados
Esto sucede cuando usted tiene en el navegador predeterminado la descarga de los documentos de pdf y no la previsualización, en este caso usted debe ingresar en las opciones de navegador y en Aplicaciones seleccionar para el pdf que desea la previsualización
La exportación al excel puede bloquearse para algunos documentos debido a la forma de ingreso, puede ser que usted ha ingresado al Megactivo con una ortografía y exportado el documento con esta, al ingresar con otra ortografía el sistema le saca el error. La forma de accesar al sistema es muy importante sobre todo para la exportación de los documentos, por lo que siempre se recomienda escribir el nombre de la empresa en MAYÚSCULA, el usuario y contraseña siempre en minúsculas.
El tercero y centro de costos se borran de las cuentas que no están configuradas para ser manejadas por terceros y centros de costos, si usted requiere identificar estos datos solo debe ingresar al plan de cuentas y asignar esta configuración, regresar al registro de transacciones y asignar los datos a cada una de las cuentas.
Estructura del Plan de Cuentas
Si usted no ha realizado equivalencias según las políticas adoptadas para NIIF y los valores entre ambas normas son diferentes es porque se debe a una de las siguientes causas:
1. Falta indicar en el movimiento que debe afectar ambas normas y asignar las cuentas equivalentes. Esto se hace a través de Contabilidad, Consulta de Movimiento, Afectaciones multilibros, seleccionar todo el movimiento e indicar que su afectación es en ambas normas, luego indicar que asigne las cuentas equivalentes.
2. Falta que ingrese los saldos iniciales para NIIF, esto se puede hacer a través de una plantilla de movimiento indicando que la afectación es solo para NIIF o si tiene la información desde el 2014 o 2015 realizando el Balance de apertura inidcando los ajustes, dados de baja o reclasificación de los saldos para ese año inicial; el balance de apertura se encuentra en Contabilidad, Utilidades.
3. Debe verificar si tiene algún documento oculto, es decir, en la consutla de Movimiento puede visualizarlo pero si lo va a cargar no puede, en ese caso debe contactarse con el ejecutivo para tramitar la eliminación de dicho documento y volverlo a crear.
Para indicar que el movimiento debe afectar ambas normas solo debe ingresar en Contabilidad, ingresar en Consulta de Movimiento y en Afectaciones multilibros, seleccionar todo el movimiento e indicar que su afectación es tanto para local como para NIIF, luego indicar que asigne las cuentas equivalentes.
En este caso solo debe ingresar en contabilidad, Utilidades, y presionar clic en Recalcular Base de Datos.
¿Qué informe puedo generar que me muestre todas las cuentas con sus respectivos terceros? Los auxiliares solo muestra las cuentas que tienen terceros.
Los auxiliares se generan del movimiento que ha tenido la cuenta que está configurada para manejarse con terceros, si requiere un informe donde se relacionen todas las cuentas que se manejen con o sin terceros puede generar el balance de prueba con terceros.
Si no tiene el Dinámico puede consultar todos los movimientos del tercero a través de consulta Movimiento, indica el rango de meses inicial y final, el año y el comprobante en el que se hayan registrados sus valores, y filtrar por los terceros para los cuales debe generar dicho informe.
Otra opción es ingresar a través de Análisis, consultar la cuenta e ingresar en el histórico de esta o en la opción de terceros para verificar el saldo acumulado a diciembre de cada uno de ellos.
En este caso solo debe cambiarse al año anterior, ingresar en contabilidad y correr el diagnóstico para este año y corregir las inconsistencias que le muestra, en el plan de cuentas verifique que tenga configurado el cierre contable y vuelva a realizar el cierre.
Los auxiliares se generan del movimiento que ha tenido la cuenta que está configurada para manejarse con terceros, si requiere un informe donde muestra todas las cuentas que se manejen con o sin terceros puede generar el balance de prueba con terceros.
En la integración contable se pueden manejar uno de los siguientes signos o símbolos según lo que desee trasladar a la contabilidad y el concepto y documento en el que desee aplicarlos; estos son:
Asterisco (*) Para trasladar el nombre del tercero en el detalle.
# Detalle: traslada el detalle asignado después del signo numeral y el NIT principal del tercero, esto se da cuando en la empresa se tienen clientes o proveedores con sucursales.
Ampersand (&) Traslada el detalle asignado en el Recibo de Caja, Comprobante de Egreso, Notas Débito o Notas Crédito.
Estos símbolos se asignan en la integración contable en el campo detalle, como se muestra en la imagen
